Gantt

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Gantt

 
Una Gantt es una herramienta de gestión de proyectos utilizada para representar visualmente el cronograma de un proyecto. Su principal propósito es mostrar las tareas, su duración y la relación temporal entre ellas, facilitando así la planificación y el seguimiento del progreso.
 
En esta sección encontrarás:
 
Gantt - Video Tutorial
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Gantt | Tutorial.

Conceptos básicos de esta sección

  • Proyecto: Conjunto de actividades y tareas organizadas para alcanzar un objetivo específico.
  • Etapa: División de un proyecto que agrupa varias tareas en común.
  • Tarea: Actividad específica dentro de una etapa que debe ser completada.
  • Plantilla: Modelo predefinido para crear nuevos proyectos con configuraciones y tareas ya establecidas.
  • Borrador: Plantilla o proyecto que se encuentra en proceso de configuración y que se guarda para terminarlo más tarde.
  • Creador del Proyecto (PM): Persona que crea y configura el proyecto. Será el único quien podrá modificarlo posteriormente.
  • Responsable de Tarea: Persona asignada para completar una tarea específica.
  • Invitado de una Tarea: Persona adicional que colabora en una tarea específica.
 

Creación de un proyecto

  1. Ir al menú de “Áreas de trabajo” en el panel lateral izquierdo.
  1. Hacer clic en el área donde se alojará el proyecto y presionar el botón “+ Crear proyecto”.
  1. Aparecerá un modal con tres pestañas:
      • Nuevo:
        • Crear un nuevo proyecto en blanco
        • Partir de un proyecto existente
          • Seleccionar un proyecto en ejecución y presionar “Aceptar” para copiar etapas y tareas
      Si borras o modificas una plantilla pública, los cambios se aplicarán para todas las demás personas que también tengan acceso a ella.
      • Borradores:
        • Acceder a proyectos guardados como borrador para editarlos, guardarlos como plantilla o ejecutarlos.
 

Nuevo proyecto en blanco

  1. Seleccionar “En blanco” en la pestaña Nuevo y luego presionar “Aceptar”.
  1. Configurar el proyecto:
      • Definir si se activará de inmediato o será una plantilla reutilizable.
      • Asignar un nombre y descripción al proyecto.
  1. Agregar etapas y tareas:
      • Hacer clic en el botón “+” para añadir etapas.
      • Configurar cada etapa y tarea: título, fechas, duración, responsables, notas, etc.
⚠️ Todas las tareas creadas deben estar anidadas en una “Etapa” o no se verán en el Escritorio.
 

Nuevo proyecto a partir de una plantilla

  1. En la pestaña Plantillas, busca la plantilla que vas a usar, selecciónala y presiona “Aceptar”.
  1. La gantt se abre y se cargan las configuraciones. Asegúrate de realizar las modificaciones pertinentes, como modificar las fechas, revisar la asignación de responsables o incluir nuevas tareas.
      2. Tip: Para realizar cambios de fechas en bloque modifica la fecha de inicio de la Etapa y automáticamente cambiará las fechas de las tareas agrupadas en ella.
  1. Al terminar presiona “Publicar proyecto”
 

Gestión de proyecto activo

El Administrador del Proyecto puede gestionar los proyectos activos desde el menú de “Áreas de trabajo”.
Permisos:
  • Realizar modificaciones como cambios de responsable, fechas y tareas.
  • Terminar o eliminar proyectos según sea necesario.
⚠️ Es importante asegurarse de guardar los cambios antes de salir de la pestaña Gantt.

Otras funciones de la gantt

Diagrama de Recursos: Visualiza la carga de trabajo de los participantes del proyecto.
  • En rojo se muestran las personas que tienen una carga asignada mayor a 8 horas/día.
  • El rango de incremento/disminución de horas/día por tarea es 0.1, siendo este el mínimo.
 

Preguntas frecuentes

Si elimino un proyecto por error, ¿Hay alguna manera de recuperarlo?
Si eliminaste un proyecto por error, comunicate con [email protected].
¿Cómo elimino un proyecto? ¿Cuál es la diferencia entre terminar y eliminar un proyecto?
La eliminación consiste en desechar un proyecto por tener algún error o porque ya no va a ejecutarse. El terminar un proyecto es cuando el proyecto ha concluído y se desea archivar. Para eliminar o terminar un proyecto entra al Espacio del proyecto, dirigete a la pestaña Gantt y presiona el botón “Eliminar” o “Terminar” según corresponda.
¿Las tareas deben estar anidadas en una etapa?
Si, las tareas deben siempre ir anidadas en una etapa. Si esto no ocurre, los gráficos del Dashboard no funcionarán correctamente y las tareas no se verán en el Escritorio.
Hice un cambio en la gantt (responsables, duraciones tareas, etc) pero no se ve reflejado
Cualquier modificación que realice en un Proyecto activo, debe asegurarse presionar el botón Guardar, de lo contrario los cambios no se verán reflejados.
¿Qué mide la eficiencia y cómo se interpreta?
Es un índice que mide el cumplimiento de la tarea en el tiempo planificado, por lo tanto toma en cuenta el avance y las fechas de ejecución. A menor el porcentaje, la eficiencia es deficiente y a mayor el porcentaje, la eficiencia es mejor. El valor puede ser mayor a 100.
¿Cómo puedo modificar las fechas de las tareas de las plantillas de manera masiva?
Puedes modificar de manera masiva las fechas de inicio de las “Tareas” cambiando la fecha de inicio de la “Etapa” que las contiene.
¿La duración (días) de los proyectos considera días festivos y feriados?
Si, es un calendario continuo.
¿Cómo se configura las horas de trabajo de un responsable?
  • Al configurar cada tarea del proyecto, ir al recuadro “Selección de recursos”, donde aparecerá el nombre de las personas asignadas a la tarea (responsable e invitados). A la par del nombre se le asignan 8 horas/día por defecto, las cuales se pueden modificar dependiendo del tiempo de dedicación que tendrá diariamente la persona.
  • Para cambiar el valor hacer click sobre las flechas.
¿Cuál es la diferencia de un proyecto borrador y una plantilla?
Una Plantilla es un modelo predefinido para crear nuevos proyectos con configuraciones y tareas ya establecidas, mientras que un Borrador puede ser una plantilla o proyecto que se encuentra en proceso de configuración y que se guarda para terminarlo más tarde.
Existen dos tipos de plantillas públicas y privadas, ¿Cuál es su diferencia?
Las públicas las pueden ver todos los usuarios que tengan acceso a las áreas de operación seleccionadas al guardarla la plantilla, en cambio la plantilla privada sólo puedes verlas tú.
¿Quiénes tienen acceso a una plantilla pública?
Todos los usuarios que tengan acceso al área de operación en donde se dejó disponible la plantilla pública.
Guardé una plantilla pública solo en un área de operación y la necesito disponible en otras áreas, ¿cómo puedo hacerlo?
  1. Ve a la pestaña “Plantillas”.
  1. Selecciona la plantilla y presiona el ícono de lápiz de edición
  1. Presiona “Guardar plantilla”. Se abrirá el modal donde se te preguntará si deseas dejarla Privada o Pública y las áreas de operación en donde deseas dejarla disponible.
Guardé una plantilla privada y necesito que sea pública, ¿cómo puedo hacerlo?
  1. Ve a la pestaña “Plantillas”.
  1. Selecciona la plantilla y presiona el ícono de lápiz de edición
  1. Presiona “Guardar plantilla”. Se abrirá el modal donde se te preguntará si deseas dejarla Privada o Pública.
Eliminé una plantilla pública/privada por error, ¿puedo recuperarla?
Si eliminaste una plantilla por error, comunicate con [email protected].
¿Puedo importar de manera masiva mis gantt ya hechas en Excel a las gantt de Sepiia?
No, por ahora no se pueden importar gantts desde Excel.
¿Se puede vincular una gantt con el calendario de Microsoft o Google?
No, por ahora no contamos con esa vinculación.