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Reportes PDF de Flujos y Formularios
Para configurar reportes debes dirigirte al menú Reglas y Estrategias, en la categoría Administración. En esta sección encontrarás diversos eventos que se activan mientras avanzas en un flujo de trabajo o proyecto.
Generalmente, los reportes se envían cuando se completa una tarea o al finalizar el flujo. Los eventos que permiten generar estos reportes son:
- Envía formulario trigger: Después de enviar un trigger.
- Aprueba tarea: Después de aprobar una tarea o paso del flujo.
- Rechaza tarea: Después de rechazar una tarea o paso del flujo.
- Finaliza proyecto/flujo: Cuando el flujo llega a su fin.
Para configurar haz clic en cualquiera de estos eventos, escoge la categoría donde quieres configurar la regla y presiona “Crear estrategia” (para ver más detalle sobre la funcionalidad de Reglas y Estrategias).
En el paso Condiciones se debe definir en qué casos se generará el reporte. Por ejemplo, si necesitas generar un reporte en el paso 4 de un flujo específico, debes establecer las reglas para que se cumpla esta condición.
Para individualizar una tarea en un flujo, puedes utilizar el ID público de la tarea (nombres comunes como T1, T2, T3, etc.) y el ID del tipo de flujo (el ID del template del flujo). Esto te permite asegurarte de que solo en la tarea T4 en un flujo determinado se ejecute el reporte.
En el paso Acciones, en la categoría Operaciones internas, encontrarás seis opciones para configurar el envío de reportes:
- Crear un reporte del flujo y enviarlo por correo.
- Crear un reporte de tarea y enviarlo por correo.
- Crear un reporte de trigger y enviarlo por correo.
- Solo crear un reporte del flujo.
- Solo crear un reporte de tarea.
- Solo crear un reporte de trigger.
Los parámetros a configurar en cada acción son:
- Estado
- Con copia a
- Con copia oculta a
- Tags para el archivo generado. Estos Tags corresponden a etiquetas de identificación de los archivos en el Gestor documental.
Por defecto, el reporte se enviará a la persona que aprobó la tarea. Sin embargo, puedes modificar esta configuración en la acción de la regla y añadir más destinatarios según sea necesario.
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