Dashboards: Archivos - Sepiia

Sepiia tiene integrado el Gestor documental Alfresco (https://www.hyland.com/en/products/alfresco-platform) que permite el manejo de documentos y la gobernanza de la información.

Para activarlo es necesario agregar el parámetro fileProvider: ALFRESCO en el JSON de la Organización. Este comando creará la estructura de carpetas a nivel de la Organización, Operación y Áreas de Trabajo.


{
    "logoFileId": -1,
    "website": "",
    "address": "",
    "password": "smartdici",
    "contractEnd": "2030-01-01",
    "contractStart": "2023-01-01",
    "fileProvider": "ALFRESCO",
    "phone": "",
    "name": "Demo Prevención de Riesgo",
    "id": 23,
    "logoB64": "",
    "user": "[email protected]",
    "email": "[email protected]",
    "cid": "1234",
    "apps": [
        "SEPIIA_WEB", "SEPIIA_APP"
    ]

Trazabilidad y herencia de archivos

La trazabilidad consiste en linkear los campos de los formularios que contienen archivos en ciertos pasos del flujo y heredar o no los archivos a los campos que tengan el mismo link en la medida que se vayan abriendo las tareas de los siguientes pasos del flujo.

💡

Para linkear un archivo a lo largo del flujo, cada campo relacionado con el progreso de dicho archivo debe tener el tag reservado linked_key_<codigo>. Como sugerencia el código puede ser el key del campo del primer formulario en minúscula donde se adjunta el archivo.


"key": "REG_EYC",
"tags": "linked_key_reg_eyc"

Para heredar los archivos entre formularios, en los campos del formulario destino se debe agregar la llave linkedConf que define cuándo, cómo y qué archivos se heredarán al momento en que se abra la tarea de dicho formulario.


"linkedConf": {
    "states": {
        "FIRST_TIME": {
            "action": "REPLACE",
            "from": "_LAST_",
            "take": "FILES",
            "as": "TEMPLATES"
        },
        "NEXT_TIME": {
            "action": "REPLACE",
            "from": "TSK_CORRDOC_ANC",
            "take": "FILES",
            "as": "TEMPLATES"
        }
    }
}

Parámetro	Descripción
`states`	Define los posibles estados de la tarea que se está abriendo
`FIRST_TIME`	La primera vez que se abre la tarea.
`NEXT_TIME`	Las veces siguientes que se reabre la tarea.
`action`	Define como agregar los archivos seleccionados dentro del value del campo. `REPLACE`: Limpia el value y agrega los archivos, elimina templates antiguos que puedan estar linkeados en el campo. `ADD`: Solo agrega los archivos ya existentes al value, conserva templates. antiguos y permite añadir nuevos archivos. `NONE`: No realiza ninguna acción.
`from`	Define a qué paso del flujo ir a buscar los archivos `<CODIGO_TIPO_HECHO>`: Busca hacia atrás en el flujo el hecho cuyo `tipo_hecho` tenga dicho código. Ejemplo: `gestion.tipo_hecho -> codigo`. `_LAST_`: Busca hacia atrás en el flujo el primer hecho cuyo formulario tenga el mismo `linked_key_` campo actual.
`take`	Define qué archivos tomar del input/campo del hecho encontrado en `from`. `FILES`: Toma solo los archivos que no son template, es decir, id > 0. `TEMPLATES`: Toma solo los archivos que son template, es decir, id < 0.
`as`	Define como dejar los archivos en el campo actual. `SAME:` Los deja como los tomó, si eran templates los deja como template, si eran archivos los deja como archivos. `FILES`: Los deja como archivos. Le agrega un id incremental de forma automática. `TEMPLATE`: Los deja como template, los archivos que son marcados como template no se pueden eliminar. Lo deja con un `id = -100`.

Si se quiere que no se ejecute nada en cierto estado de la tarea basta con quitar dicho estado de la configuración o configurar el action como NONE.


"linkedConf": {
    "states": {
        "FIRST_TIME": {
            "action": "REPLACE",
            "from": "_LAST_",
            "take": "FILES",
            "as": "TEMPLATES"
        }
    }
}

o

"linkedConf": {
    "states": {
        "FIRST_TIME": {
            "action": "REPLACE",
            "from": "_LAST_",
            "take": "FILES",
            "as": "TEMPLATES"
        },
        "NEXT_TIME": null
    }
}

o

"linkedConf": {
    "states": {
        "FIRST_TIME": {
            "action": "REPLACE",
            "from": "_LAST_",
            "take": "FILES",
            "as": "TEMPLATES"
        },
        "NEXT_TIME": {
            "action": "NONE"
        }
    }
}

Visualización de la trazabilidad

En la vista de previsualización se puede acceder a la trazabilidad del archivo haciendo clic sobre el botón con 3 puntos.

Forma de acceder a la trazabilidad del archivo

Al hacer clic se busca el linked_key_ asociado al archivo y luego se construye una línea del tiempo con los pasos del flujo donde en cada paso se buscan los archivos asociados al linked_key_ encontrado. Si en un paso no se encontró ningún archivo asociado al linked_key_ se reemplaza la tabla por un mensaje.

Modal mostrando la trazabilidad del archivo

Acceso a archivos

A los archivos se puede acceder desde tres áreas en la plataforma:

Desde el escritorio en Flujos terminados, Tareas terminadas, o Acciones.

En el Espacio de cada flujo o proyecto.

Desde el Menú haciendo clic Archivos.

Espacio o Flujos terminados

Las carpetas dentro del flujo (trigger y task) se ordenan con la misma lógica que la línea de tiempo del formulario, primero va el trigger, luego las tasks se ordenan en orden cronológico respecto a fec_ini_real, luego se vuelven a ordenar las tareas considerando el siguiente orden de los estados APPROVED, PENDING_APPROVAL y REJECTED y por último ON_TIME.

Tanto el trigger como las tareas que no estén en estado APPROVED tendrán el color verde (success), mientras que las tareas que estén en ON_TIME tendrán el color lila o primary definido.

Visualización de una línea de tiempo del proceso, cada punto corresponde a un formulario.

Visualización de carpetas con archivos ordenadas según línea de tiempo del proceso.

Menú Archivos

Al acceder a la pantalla, en el primer nivel se muestra la carpeta de la operación y la de shortcuts (atajos). Dentro de la carpeta de la operación se muestran como carpetas las áreas de operación o trabajo que puede ver el usuario, las cuales se pueden expandir para ver los flujos y sus respectivos formularios.

Previsualización

Los videos, imágenes y audios tienen una previsualización del contenido del archivo, mientras que el resto de archivos solo muestra un icono representando el tipo de archivo en correspondiente.

Al mostrar el preview del archivo, los tags configurados y los predeterminados se muestran como “propiedades” conocidas.

created_by_

section_key

field_key_

datasource_

element_key_

element_type_

Descarga de archivos

Pueden descargarse los archivos que han sido subidos o adjuntados en el flujo, buscándolos en los formularios cerrados en el Escritorio o desde los Espacios.

Formulario cerrado

Localice el archivo

Haga clic sobre el archivo para descargar

Espacio

Localice el archivo

Haga clic derecho sobre el archivo saldrá un modal para descargar o bien previsualizar

O bien, desde la previsualización haga clic sobre la flecha que apunta hacia abajo para descargar.

Forma de descargar los archivos en el Gestor documental.

Búsqueda de archivos

La búsqueda se puede realizar desde el buscador ingresando texto o diferentes operadores de búsqueda siempre que se encuentren separados por “;” (punto y coma).

Los diferentes criterios de búsqueda son:

texto normal: busca por la descripción de la carpeta TRIGGER_ (nombre del formilario gatillante), descripción de la carpeta TASK_ (nombre de la tarea) y el nombre del archivo.

Archivos y carpetas.

@contenido@: busca por el contenido del archivo.

Archivos.

#tag#: busca por el tag.

Archivos y carpetas.

Búsqueda de archivos por tag — Búsqueda de archivos por **tag**.

Búsqueda de archivo por tag y contenido — Búsqueda de archivo por **tag y contenido.**

Atajos o Shortcuts

En la selección de carpetas, los elementos con el símbolo de la estrella de color morado son solo para agrupar los atajos, es decir, al seleccionarlo no se mostrará nada.

Mientras que los elementos con el símbolo del numeral de color morado representan una atajo, es decir, al seleccionarlo se hará una búsqueda por el tag asociado.

Búsqueda por atajos — Búsqueda por **shortcuts (atajos)**.

Tabla de contenido

Archivos Tags Trazabilidad y herencia de archivos Visualización de la trazabilidad Acceso a archivos Espacio o Flujos terminados Menú Archivos Previsualización Descarga de archivos Búsqueda de archivos Atajos o Shortcuts