6.1 Actores

Actores

Cualquier actor principal o clave dentro de la organización o negocio al cual se le realizará un seguimiento dentro de Sepiia. Es clave conocerlo y contar una vista 360º. Por ejemplo:
  • En una empresa que cría gallinas: los actores serían las gallinas y su alimento.
  • En una minera de cobre: serían las máquinas, camiones, trabajadores, clientes, el mineral y los galpones.
  • En una empresa de comercio: los actores serían los vendedores, clientes, productos, proveedores y empresas de transporte.

Identificación de actores

Esta es una de las configuraciones más importantes de Sepiia, donde se define el ecosistema del negocio, es decir, sus procesos productivos. Al contratar los servicios de Sepiia se busca aumentar la productividad y eficiencia de la empresa al digitalizar estos procesos y analizar los datos generados. Esto permitirá generar conocimiento y por ende responder preguntas clave del negocio para tomar decisiones informadas. Para ello recomendamos:
  1. Identificar las preguntas que el cliente necesita responder y que actualmente no puede, ya sea porque no recopila datos o porque analizarlos es muy costoso.
      2. Por ejemplo, en el comercio minorista, se pueden hacer preguntas como:
      • ¿Qué compran los clientes?
      • ¿Cuál es el potencial de venta?
      • ¿Quiénes son los clientes más importantes?
      • ¿Cuáles son los productos estrella?
      • ¿Qué productos tienen sobre-stock?
      • ¿Cuáles están próximos a vencer?
      • ¿Hay quiebres de stock?
      • ¿Cuál es el nivel de satisfacción de los clientes?
      • ¿Cuál es la productividad de los vendedores?
  1. Definir los actores y sus atributos. Cada actor tiene atributos o variables que lo caracterizan. Al analizar estos atributos, se puede obtener conocimiento sobre el negocio. Esto dependerá del tipo de negocio, la problemática a resolver y el área de la empresa.
 

Tipos de actores

Existen dos tipos de actores:
  • Principal (P): es generalmente algo físico o tangible
    • Ejemplos: un producto, pieza fabricada, un trabajador.
  • Secundarios (S): pueden ser conceptos o procesos.
    • Ejemplos: el control de calidad, una venta, el stock.
Por lo general, los actores primarios poseen una ficha de actor y pueden tener un formulario para registrarlos. Mientras que los actores secundarios, en general, no poseen ficha y no necesariamente se registran a través de un formulario.
 
Es crucial identificar los actores y los diferentes procesos o acciones en los que participan. Si un evento involucra a varios actores se debe identificar quién o cuál es el actor Principal y él o los secundarios o adicionales para dicho Evento. En cada evento puede haber varios actores, pero solo uno es el principal, los demás son secundarios.
 
Siguiendo con el ejemplo del comercio minorista, en la siguiente tabla se identifican tres tipos de actores:
  • Productos
  • Clientes
  • Vendedores
 
Luego, se identifican los eventos que ocurrirán utilizando la plataforma, como:
  • Ventas de productos
  • Control de stock
  • Registro de clientes
  • Actualización de clientes
  • Reclamos
  • Actividad comercial
  • Registro de nuevos productos
 
  Eventos
Actor Venta Movimientos de stock Registro y actualización del cliente Reclamo Actividad comercial Registro de nuevo producto
Producto S S       P
Cliente P   P P S  
Vendedor S   S   P  
Stock S P        
 

Tipos de actores

Un actor no necesariamente es algo físico o tangible (actor primario), también pueden ser conceptos o procesos como un control de calidad (actor secundario) realizado a una pieza (actor primario) fabricada o una venta (actor secundario) de un producto (actor primario), donde sus atributos almacenan la información de esa transacción; si se aprobó o rechazó, cuántas piezas fueron revisadas, quién lo revisó, la fecha, el lugar, etc.
Esto se da generalmente porque los datos que se requieren almacenar no corresponden a uno ni otro actor en particular, son datos propios de la transacción. Estos actores son los actores secundarios.
Por lo general, los actores primarios poseen una ficha de actor y pueden tener un formulario para registrarlos. Mientras que los actores secundarios, en general, no poseen ficha y no necesariamente se registran a través de un formulario.
 

Atributos de actores

Una vez identificados los actores, se deben definir sus atributos. Los atributos son las propiedades de un actor y de los eventos en los que participa. Los atributos proporcionan información que caracteriza un actor y sus transacciones, que corresponden a un evento o varios, por ejemplo:
Actores:
  • Nombre
  • Color
  • Tamaño
  • Dirección
  • Teléfono
  • Tipo de material
  • Estado etc.
 
Eventos:
  • Fecha y hora
  • Cantidad o peso transado
  • Medio de pago
  • Cuántas piezas fueron revisadas
  • Quién lo revisó
  • Aprobación o rechazo
  • Monto de la transacción
  • Lugar donde ocurrió el hecho, etc.
 
No todos los atributos deben pertenecer a un solo actor, pueden estar repartidos entre varios actores que participan en un evento y están vinculados entre sí.
Al principio, puede ser difícil identificar todos los atributos, pero sí es importante considerar:
 
Con los atributos se responderán las preguntas que el cliente necesita responder en Consulta, una de las herramientas más poderosas de Sepiia.
 
Por ejemplo, si se necesita saber cuántas unidades rojas de más de 5 cm vendió el vendedor Juan Pérez en las últimas dos semanas, todos esos datos deben estar presentes: unidades, color, tamaño, fecha, vendedor.